00:00:09: Willkommen, Zeit für eine neue Folge VA Podcast Und noch viel mehr.

00:00:13: Egal ob neu oder schon dabei.

00:00:16: Ich zeige dir die Möglichkeit von Arbeiten und Reihen.

00:00:29: Und damit herzlich willkommen zu einer neuen Podcast-Folge.

00:00:33: Schön, dass du da bist!

00:00:34: Ich freue mich selbstverständlich wieder riesig, dass Du auch heute wieder eingeschaltet hast und falls Du neu dabei bist, herzlich Willkommen!

00:00:42: Mein Name ist Julia.

00:00:42: ich bin Mentorin und Digitale Unternehmensberaterin für virtuelle Assistentinnen und in der heutigen Podcast Folge möchte ich mal über ein Thema sprechen was wir irgendwie viel zu wenig besprechen.

00:00:54: und hey was passiert eigentlich ganz konkret wenn wir die erste Zusammenarbeit beginnen bzw.

00:01:02: wenn wir wirklich erfolgreich unseren ersten Auftrag an Land gezogen haben?

00:01:07: und da möchte ich heute mal ganz tief mit dir einsteigen, weil ich bekomme dazu regelmäßig Fragen hey Julia wie sieht es denn überhaupt eigentlich aus?

00:01:16: Was passiert denn eigentlich ganz konkret?

00:01:18: worauf muss ich achten?

00:01:19: was sollte ich auf jeden Fall berücksichtigen?

00:01:21: und ja was erwartet vielleicht auch der Kunde oder die Kunden von mir?

00:01:28: Und ich würde sagen, wir starten da auch direkt rein.

00:01:31: Ich erinnere mich natürlich noch ganz genau wie es damals bei mir gewesen ist und wie ich mich damals gefühlt habe weil gefühled hat man irgendwie wochenlang nach dem ersten Kunden, nach der ersten Kundin gesucht.

00:01:44: Man hat Gespräche geführt vielleicht hat man auch Angebote raus geschickt geschrieben, mit Menschen gesprochen war.

00:01:51: Vielleicht auf Netzwerkevents oder ähnliches und irgendwann kommt dann so diese Nachricht, diese Mitteilung nach einem Erstgespräch oder vielleicht auch schon direkt in dem Erstgesprech.

00:01:59: Ja okay ich würde gerne mit dir zusammenarbeiten!

00:02:02: Und natürlich man freut sich erstmal riesig.

00:02:05: also dieser erste Kunde Ich glaube jede virtuelle Assistenz wird sich daran erinnern.

00:02:11: So dieses So Yes!

00:02:13: Ich habe es endlich geschafft.

00:02:15: Ich hab meinen ersten Kunden meine Erste Kundinnen gewonnen und dann aber so zehn Minuten später so oh shit scheiße.

00:02:22: was mache ich denn jetzt eigentlich ganz konkret, denn plötzlich geht es natürlich dann irgendwie nicht mehr darum theoretisch virtuelle Assistenz zu sein sondern plötzlich hat man wirklich einen Kunden oder eine Kundin die Geld dafür bezahlt dass du etwas für sie ... tust, dass du Dinge erledigst und so weiter.

00:02:40: Und dann kommen ganz oft so Gedanken wie... ... ja okay was mache ich jetzt eigentlich?

00:02:44: Und muss sich noch mal ein Angebot schicken?

00:02:46: Brauche ich einen Vertrag?

00:02:47: Was brauche ich eigentlich vom Kunden oder von der Kundin ganz konkret?

00:02:51: Was ist eigentlich wenn ich eine Aufgabe nicht kann?

00:02:56: Was wird da jetzt eigentlich ganz konkret erwartet?

00:02:59: Genau deshalb möchte ich heute einmal mit dir Durch genau diese Punkte durchgehen, was nach dem ersten Kunden ja wirklich passiert.

00:03:07: Also nicht nur organisatorisch sondern vor allem natürlich auch in deinem Kopf.

00:03:12: und als allererstes dürfen wir uns erstmal bewusst machen okay Dein Kunde deine Kundin hat Ja zu dir gesagt Und ich finde das sollten wir appreciate hätten dass sollten wir feiern weil das ist so ein großer step Das ist wirklich ein Erfolg.

00:03:29: Nicht nur beim ersten Kunden oder bei der ersten Kundin, sondern auch jeder weiteren, bei jedem Weiteren weil bevor wir irgendetwas organisatorisches machen, wirklich sollten Genau das erst mal auch weil du hast plötzlich Angst dass eventuell sogar deinen kund oder deine Kundin herausfindest, dass sie ja vielleicht noch gar nicht so viel Erfahrung hast und.

00:03:54: Vielleicht liest du gefühlt irgendwie dann auch jede E-Mail dreimal und bereit ist dich Ewigkeiten irgendwie auf den Call vor also als würdest du irgendwie gleich eine Abschlussprüfung schreiben oder weiß ich nicht, irgendwie ein Zertifikat ausgehändigt bekommen.

00:04:08: Und dann ist es so bei dieser ersten Aufgabe die man halt irgendwie nicht sofort versteht denkt man dann so ja okay jetzt jetzt merkt er dass ich eigentlich gar keine Ahnung habe.

00:04:16: So klassischer Perfektionismus beziehungsweise so dieses Imposter-Syndrom was dann kickt.

00:04:23: aber Und deswegen nochmal hier so, der Kunde hat ja zu dir gesagt.

00:04:28: Dein Kunde hatte mit dir gesprochen und er kennt dein Angebot.

00:04:31: Er hat sich für dich entschieden mit dir zusammenarbeiten und du bist nicht ausversehen irgendwie an diesen Auftrag oder diese Zusammenarbeit gekommen.

00:04:39: Okay?

00:04:40: Du musst jetzt auch nicht plötzlich so tun als könntest du alles – ich habe das auch schon ganz oft gesagt – Professionalität bedeutet nicht alles zu wissen sondern es bedeutet auch zu sagen oder sagen zu können.

00:04:53: Das habe ich bisher noch nicht gemacht, damit habe ich vielleicht auch noch nicht gearbeitet.

00:04:57: Aber ich schaue mir das gerne an oder ich lerne das gerne oder so... Ich kann mich da einarbeiten!

00:05:03: Was du nicht machen solltest in gar keiner Zusammenarbeit ist irgendwie so Erfahrung vortäuschen weil wenn dich jemand fragt ob du schon mit bestimmten Tools gearbeitet hast und Du hast es noch nie benutzt, dann sag' es einfach Kein Kunde, keine Kunden erwartet die perfekte virtuelle Assistenz.

00:05:21: Und mein liebstes Beispiel ist auch immer wenn wir jetzt so Arbeitgeberarbeit niemals denken bzw Job wechseln.

00:05:27: niemand erwartet dass du direkt das ganze System kennst Die ganzen neuen Strukturen und Prozesse.

00:05:32: Sondern man darf sich da einarbeiten und in der Selbstständigkeit ist es nicht anders.

00:05:39: Also okay Der Kunde hat ja zu uns gesagt Ja zur dir gesagt aber was machst Du jetzt eigentlich ganz kon... Und da möchte ich jetzt erstmal einmal ganz praktisch mit dir reingehen.

00:05:48: Bitte nicht irgendwie einfach am Montag anfangen, nach einem Jahr sollte einmal schriftlich festgehalten werden.

00:05:55: okay?

00:05:56: Zettel raus.

00:05:56: jetzt wichtig!

00:05:58: Sehr sehr großer Mehrwert-Content hier heute mal für euch.

00:06:03: also wenn der Kunde dir die Zusage gegeben hat.

00:06:07: Einmal schriftliche Fests halten.

00:06:08: was genau sollst du für Aufgaben übernehmen?

00:06:13: Welche Aufgaben sollen von dir eigentlich ganz konkret übernommen werden?

00:06:17: Wann möchtet ihr starten, wie viele Stunden?

00:06:21: Möchtet Ihr die Woche oder für den Monat vielleicht auch vereinbaren oder soll da gar nichts vereinbart werden?

00:06:26: aber kommuniziert dann auf jeden Fall wieviele Kapazitäten du allgemein in der Woche für den Kunden leisten könntest.

00:06:32: Dann natürlich deinen Stundensatz oder dein stunden Paket je nachdem Arbeit ist, wie läuft deine Abrechnung eigentlich und wie wollt ihr auch in Zukunft kommunizieren?

00:06:42: Und gibt es vielleicht auch bestimmte Erreichbarkeiten.

00:06:44: Das sind ganz, ganz wichtige Fragen die du mit deinem Kunden, mit deiner Kundin auf jeden Fall klären solltest weil wenn das vorher schon komplett festgehalten wurde dann ist natürlich perfekt aber wenn nicht dann solltest du das auf jeden fall jetzt einmal machen.

00:07:03: Das ist einfach unfassbar wichtig für den Staat der Zusammenarbeit, denn vieles was später zu Problemen führt oder zu Herausforderungen führt.

00:07:10: Zu Kommunikationsproblemen führt.

00:07:12: das entsteht nicht weil irgendjemand irgendwie jetzt böse Absichten in einer Zusammenarbeit hat sondern weil ganz oft unterschiedliche Vorstellungen bestehen über diese Zusammenarbeit und deswegen ist das ganz wichtig, dass du dir diese Fragen einmal mit deiner Kundin stellst.

00:07:27: Dass ihr da einmal gemeinsam rüber geht und somit einen ganz klaren Rahmen geschaffen habt weil Du kennst das wenn wir einen Rahmen haben in dem wir uns frei bewegen können funktionieren Dinge einfach besser ja?

00:07:40: Das heißt der Kunde hat ja zu Dir gesagt dem Kennlerngespräch oder vielleicht hast du ihm auch das Angebot geschickt und dann fragt unbedingt oder klär unbedingt all diese Fragen, vielleicht auch noch mal in einem Kennlernen Gespräch.

00:07:53: Meistens ist es ja so dass wir Kennlerengespräche führen weil in der virtuellen Assistenz gibt's meistens nicht nur um die reine Dienstleistung sondern auch immer um eine zwischenmenschliche Beziehung Und Dann wird sich meistens in der Regel dafür entschieden für die Zusammenarbeit oder halt auch wie gesagt dagegen.

00:08:09: aber der in den Kennlern Gespräch, kannst du all diese Fragen ganz konkret klären und dann gibt es da auf jeden Fall keine Kommunikationsprobleme in der Zukunft bzw.

00:08:21: unterschiedliche Vorstellungen wie die Zusammenarbeit am Ende des Tages auch wirklich sein soll.

00:08:27: und dann geht es darum, dass du aus diesem Jahr auch wirklich eine richtige Zusammenarbeit machst.

00:08:33: Und das ist tatsächlich etwas was für viele schwierig ist und wo ich auch am Anfang wirklich Schwierigkeiten hatte diesen Flow reinzukriegen weil ein Kunde sagt zum Beispiel im Gespräch ja okay das machen wir so und aber das ist halt irgendwie noch nicht der Moment in dem Du denkst Ja cool!

00:08:48: Dann logge ich mich morgen mal in sein Postfach ein und beantworte die ersten E-Mail sondern jetzt kommt einfach der Part wo es darum geht dass du professionell Das heißt, du schickst dein Angebot beziehungsweise eine schriftliche Bestätigung nochmal zum Beispiel nach eurem Kennlerngespräch.

00:09:04: Was habt ihr vereinbart?

00:09:05: Worüber habt ihr ganz konkret gesprochen?

00:09:07: und das muss jetzt irgendwie auch kein was weiß ich zwanzigseitiges PDF sein oder Angebotspdf sein sondern es muss wirklich ganz klar sein okay was bekommt der Kunde von dir und was muss er dafür zahlen?

00:09:21: ja fünfzehn Stunden wie eh im Monat Schwerpunkt bzw Dienstleistung, die da ganz konkret dann auch umgesetzt wird und wie viel kostet ihn das?

00:09:33: Genau, dass einfach die Rahmenbedingungen einmal schon mal grob festgelegt sind und dann kommt euer Vertrag.

00:09:40: Und Verträge sind etwas wo ich immer sage super super wichtig in der Zusammenarbeit.

00:09:45: Einfach aus dem Grund weil da einfach nochmal alles fest gehalten wird und jeder weiß ganz konkret okay was ist eigentlich wie jetzt ganz konkret Phase?

00:09:54: Ich würde immer empfehlen mit Verträgen zu arbeiten Genau.

00:09:57: Und auch hier nochmal an dieser Stelle ganz oft bekomme ich auch das Feedback zu, ja meine Kunden, meinen Kunde die kommen zum Beispiel aus der Persönlichkeitsentwicklung oder aus dem spirituellen Bereich oder aus einem Bereich oder wo das halt nicht so gern gesehen wird Und ich würde dir immer empfehlen, schriftlich einen Vertrag zu machen.

00:10:16: Ein Vertrag ist kein Misstrauensbeweis für irgendetwas sondern es wird einfach auf beiden Seiten klar geregelt wie wir zusammenarbeiten und das ist meiner Meinung nach einfach super wichtig in einer professionellen Zusammenarbeit weil ja also das ist meine Meinung nach selbstverständlich Wir arbeiten jetzt nicht irgendwie weiß ich nicht Hans Werner Oma Ecke und holen einmal die Woche irgendwie die Post aus dem Briefkasten so.

00:10:42: Auch dafür braucht man einen Vertrag, aber genau ich glaube es ist klar was ich damit sagen möchte.

00:10:48: Genau eine Sache die dann ganz oft ... auftaucht, ist so diese Frage okay aber denkt mein Kunde oder meine Kundin jetzt eigentlich nicht dass ich direkt funktionieren muss.

00:10:58: Ist jetzt irgendwie alles unterschrieben und ich glaube bei ganz vielen kommt dann dieser große Panik ok scheiße morgen geht es irgendwie los... Aber was mache ich denn jetzt eigentlich morgen?

00:11:09: Und wie soll ich mich da auch am besten drauf vorbereiten?

00:11:11: Und da möchte ich dir auch noch mal zusätzlich ein paar Fragen geben die du entweder dann zum Start stellst oder bestenfalls sogar direkt im Kennlern Gespräch schon mit abdeckst und zwar wie arbeitet dann eigentlich dein Kunde oder deine Kunden?

00:11:25: Was sind die ganz konkreten Vorstellungen, welche Tools werden benutzt?

00:11:29: wo liegen vielleicht auch entsprechende Informationen.

00:11:32: Das ist eine Frage die super wichtig zum Beispiel für einen Onboarding.

00:11:35: ja wenn ihr euch onboardet also wirklich dieser erste Call wo es darum geht wir machen jetzt mal ich sag mal ne Übergabe ja genau dann auf jeden Fall einmal zu checken.

00:11:46: okay Liegen dann eigentlich die ganzen Informationen, wer sind ganz konkrete Ansprechpartner innen zum Beispiel auch im Team.

00:11:54: Welche Aufgaben haben immer eine hohe Priorität?

00:11:57: Was funktioniert vielleicht auch gerade nicht?

00:11:59: Wo wird sie Unterstützung gewünscht beziehungsweise was ist denn jetzt eigentlich gerade wirklich wichtig bzw wo es vielleicht auch einfach der größte Pain gerade und das ist auch wirklich ne wirklich wirklich wirklich wichtige Frage die man gut im Kennlern Gespräch stellen kann, fragen sollte.

00:12:16: Weil dadurch wirst du schnell verstehen ok wo liegt eigentlich dein größter Hebel als virtuelle Assistenz?

00:12:24: und zum Schluss noch eine meiner absoluten Lieblingsfragen.

00:12:27: so was wären denn die Dinge bei denen du nach unserem ersten Monat sagen würdest okay das hat mich jetzt wirklich entlastet?

00:12:33: Was sind die Dinge die dir tierisch auf dem Sack gehen?

00:12:38: ja Und woran würdest du festmachen, dass unsere Zusammenarbeit erfolgreich ist?

00:12:43: Denn manchmal ist das was du für wichtig hältst.

00:12:46: Gar nicht das was deinem Kunden oder deiner Kundin gerade am meisten hilft.

00:12:50: und da es dann super wichtig einfach mal so einen Check-In zu machen.

00:12:53: okay was bedeutet es eigentlich für dich eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu führen?

00:12:58: Ich habe da gerade eben schon mal drüber gesprochen, beziehungsweise kurz angerissen und zwar ist das der nächste Punkt.

00:13:04: Und zwar machen Onboarding!

00:13:05: Das ist wirklich Goldwirt wert also dass es so dieser erste Call nachdem man die Verträge unterschrieben habt ihr das Kennlängen Gespräch hattet und eigentlich schonmal soweit alle Rahmenbedingungen irgendwie geklärt hat und euch natürlich auch füreinander entschieden habt ne?

00:13:19: Und hier geht es wirklich Darum zu verstehen, okay wie läuft jetzt eigentlich der gesamte Prozess meiner Arbeit ab?

00:13:26: und dafür kannst du dir auch wirklich eine Checkliste bauen die du später bei jedem neuen Kunden, bei jeder neuen Kundin irgendwie benutzen kannst.

00:13:33: Also welche Zugänge brauchst Du?

00:13:34: Welche Programme werden eigentlich ganz konkrete genutzt?

00:13:38: Wo liegen die wichtigsten Dokumente beziehungsweise mit welcher Ablage wird irgendwie ganz konkret auch gearbeitet?

00:13:44: Wie wollt ihr in Zukunft kommunizieren?

00:13:46: wo werden Aufgaben vielleicht festgehalten?

00:13:49: macht jeder das für sich oder gibt es vielleicht ein Projektmanagement Tool, was das ganze Team nutzt.

00:13:54: Soll die Zeiterfassung jedes Mal zum Beispiel mitgeschickt werden?

00:13:58: Wer darf mir eigentlich ganz konkret auch die Aufgaben geben?

00:14:02: Wo liegt eigentlich mein eigener Spielraum, Dinge selbst zu entscheiden und was muss vielleicht auch vorher freigegeben werden?

00:14:09: Du musst diesen Prozess wie gesagt nicht bei jedem Kunden, bei jeder Kundin irgendwie neu erfinden.

00:14:13: Sondern das sind wirklich Fragen mit denen du in jedes Onboarding gehen kannst plus halt spezifische Fragen zu der jeweiligen Dienstleistung die du an deinen Kunden... ...an deine Kunden dementsprechend vielleicht verkauft hast oder wo du natürlich dann auch dementsprechend irgendwelche Rückfragen hast.

00:14:29: und Dein erster Kunde hier hilft dir aber wirklich auch gleichzeitig dabei, deinen eigenen Onboarding-Prozess aufzubauen und sehe das wirklich als Chance, das zu dokumentieren.

00:14:38: Vielleicht kannst du auch darum bitten dass du diesen Onboarding Call aufzeichnest nicht um deinem eigenen Prozess zu entwickeln sondern dass du da später dann einfach immer und immer wieder nochmal reingehen kannst weil es einfach gold wert ist wenn man diese Aufzeichnung hat und vielleicht noch mal nachfragen muss weil vielleicht wird in dem onboarding call dann der Bildschirm geteilt weiter und du kannst dir aber daraus natürlich dann auch weitere Fragen ableiten für neue Kundinnen und Kunden.

00:15:05: Und nach diesem Kunden oder nach dieser Kundin, nach dem ersten weißt Du einfach schon so viel besser welche Informationen Du wie gesagt dann auch beim nächsten Kunden bei der nächsten Kundin direkt am Anfang vielleicht auch schon direkt mit abfragen möchtest.

00:15:21: So, wenn das Onboarding jetzt passiert ist dann kommt es natürlich irgendwann ganz bald zur allerersten Aufgabe und vielleicht verstehst du überhaupt gar nicht was der Kunde oder die Kunden irgendwie von dir will.

00:15:32: Herzlich willkommen im Alltag einer virtuellen oder persönlichen Assistenz!

00:15:37: So ein ganz klassischer Fall ist irgendwie so ja kannst du mal einen Meeting vorbereiten für Donnerstag?

00:15:41: Oder kannst du mir das und das schicken, du denkst ja nur so okay.

00:15:46: Was soll ich irgendwie vorbereiten?

00:15:48: Was soll jetzt ganz genau schicken?

00:15:49: Wo liegt es

00:15:50: überhaupt?".

00:15:51: Und hier passiert gerade am Anfang ein häufiger Fehler.

00:15:55: Man möchte nicht inkompetent wirken unprofessionell und fragt deshalb irgendwie nicht nach.

00:16:01: Ich möchte dich wirklich dazu ermutigen, genau das Gegenteil zu machen.

00:16:05: Nicht raten sondern wirklich nachzufragen.

00:16:07: aber auch jetzt nicht so Ja sorry ist wahrscheinlich voll die dumme Frage sich das bestimmt wissen, sondern ganz klar und transparent.

00:16:16: Hey!

00:16:17: Damit ich das direkt richtig vorbereite oder damit ich direkt in einer richtigen Ablage suche... Wir hatten da vielleicht in unserem Onboarding gar nicht darüber gesprochen.

00:16:25: Wo liegt denn eigentlich ganz konkret dieses Dokument?

00:16:28: Oder soll ich irgendwie neben der Terminorganisation auch noch XYZ mit vorbereiten.

00:16:35: Fertig!

00:16:36: Eine konkrete Rückfrage ist wirklich professioneller als falsch erledigte Aufgaben, die dich am Ende des Tages abender Zeit kosten und deinem Kunden deiner Kundin weiteren Nerven.

00:16:47: Also gerade am Anfang super wichtig einfach nachfragen wenn du etwas nicht weißt.

00:16:52: das ist total normal nachzufragen und es ist auch selbstverständlich dass du nicht von Anfang an irgendwie alle Prozesse usw.

00:17:01: Strukturen kennst.

00:17:04: Dann nächstes Thema habe ich gerade eben auch schon mal als Frage mit aufgegriffen, so dieses okay wie viel darf ich eigentlich selbst entscheiden?

00:17:10: Das finde ich persönlich gerade am Anfang total schwierig und das ist tatsächlich auch von Kunde zu Kunden komplett unterschiedlich.

00:17:20: Und auf der einen Seite möchte man ja irgendwie auch Eigeninitiative zeigen und auf der anderen Seite kann man aber halt einfach nicht dass Unternehmen umbauen oder irgendwelche Dinge entscheiden, die vielleicht gar nicht in meiner Verantwortlichkeit liegen.

00:17:33: Und meine Orientierung wäre da einfach je größer die Konsequenz einer Entscheidung ist, desto eher fragst du vorher.

00:17:40: Noch mal!

00:17:41: Je größer der Konsequent eines Entscheidungen ist, des du eher fragtest vorher.

00:17:47: Datei sinnvoll unbenennen Machen Eine bessere Ordnerstruktur entdeckt oder irgendwie Dinge, die optimiert werden können.

00:17:57: Schlag es vor, irgendwie ein komplettes Ablagesystem ohne Rücksprache zu verändern?

00:18:03: Würde ich mir dreimal überlegen.

00:18:04: gerade wenn man irgendwie noch mit einem Team zusammenarbeitet.

00:18:07: Oder vielleicht auch irgendwie Geld im Namen des Kunden ausgeben, würde ich Rücksprache halten?

00:18:12: Das sei denn du bist zum Beispiel persönliche Assistenz und hast sowieso Zugang zu der Kreditkarte oder zum Konto oder ähnliches und du hast z.B.

00:18:21: ein Budget wo gesagt wird okay für Geschenke darfst du fünfzig Euro ausgeben für Blumen darfst so fünfzig euro aufs geben und allgemein hast du einen Rahmen von fünfhundert Euro.

00:18:30: alles was bis dahin ist musst du keine Rückspreche halten hinausläuft, Rücksprache.

00:18:35: Also hier wirklich und das wirst du auch mit der Zeit irgendwie lernen und ein viel, viel besseres Gefühl natürlich die man sprechen auch für den Kunden oder für die Kundinnen bekommen.

00:18:43: aber wirklich lieber dann einmal eine Rückssprache halten und wichtig ist es auch Externe E-Mail zum Beispiel verschicken, wenn ihr noch gar nicht geklärt habt ob du das darfst.

00:18:53: So weißt es halt auch wieder so ein Ding?

00:18:55: Halt lieber eine Rücksprache und wenn ne häufiger... Wenn die Situation irgendwie häufiger vorkommt dann frag einfach okay wie möchtest du das irgendwie in Zukunft haben?

00:19:04: soll ich dich jedes mal darum frage also da irgendwie rücksprachen halten oder solche E-mail oder was auch immer dass jetzt einfach Rauschicken und machen weil Zeit wirklich irgendwie the same is.

00:19:15: So weil genau dadurch wüsste ihr dann irgendwann selbstständiger und der Kunde oder die Kunden wird da natürlich auch deutlich mehr ein schneller Vertrauen zu dir aufbauen können, ja?

00:19:24: Genau!

00:19:24: Dann Next Point.

00:19:27: Auch etwas wo viele Angst vorhaben gerade wenn sie Zeit drücken so ich habe irgendwie für diese Aufgabe viel zu lange gebraucht so diese Angst davor Und vielleicht dachtest du ja, ich brauche irgendwie nur eine Stunde und du hast es vielleicht auch so kommuniziert.

00:19:40: Und jetzt sitzt du da irgendwie seit zweieinhalb Stunden dran und ... Ja plötzlich denkst du dir so Boah das kann ich doch irgendwie dem jetzt niemals berechnen weil... Ich habe ja kommuniziert dass das nur eine stunde dauert und hier musst du wirklich ganz klar unterscheiden.

00:19:55: Arbeitest du tatsächlich zweieinhalb Stunden für den Kunden oder bringst du dir in zwei Stunden irgendwie eine absolute Grundlage bei, von der du vor überhaupt hattest dass du sie beherrscht?

00:20:07: Ja das ist nämlich nicht dasselbe!

00:20:10: Wenn du dich in ein kundenspezifisches System oder in einen kunden spezifischen Prozess einarbeitest, gebe ich auch bei Uplift Your Dream immer mit gehört diese Einerweite grundsätzlich zur Zusammenarbeit und das wird selbstverständlich auch vergütet.

00:20:26: Selbstverständlich, dass ist genau das gleiche wie mit Tools.

00:20:30: wenn du Geld für kundenspezifische Tools ausgibst die du sonst nirgendwo anders nutzt, wird das auf die Rechnung gepackt, wird es angesprochen und wird gesagt hey ich nutze dieses Tool nur für dich Da musst du mir die Lizenz für freigeben oder musst du dir die Lizenz verkaufen?

00:20:45: Oder mir halt das Tool bezahlen.

00:20:47: Wenn du dagegen irgendwie eine Fähigkeit nachholen musst, die du als vorhandene Kompetenz zum Beispiel verkauft hast... Dann würde ich das nicht vollständig abrechnen und da würde ich gucken okay ist es jetzt wirklich etwas was ich können muss weil ich das in meiner Dienstleistung so mitverkauft habe?

00:21:04: oder ist es tatsächlich etwas was sich wieder nur kundenspezifisch für diesen Kunden halt dementsprechend irgendwie Umsätze.

00:21:14: Und wenn du unsicher bist, kommuniziere!

00:21:17: Dann, Thema Zeit auch etwas.

00:21:19: Hör auf deine eigene Zeiterfassung herunterzurechnen und das passt direkt dazu.

00:21:25: Du hast irgendwie siebenundvierzig Minuten gearbeitet und denkst so ja eigentlich sind das bestimmt irgendwie nur dreißig vielleicht hatte ich das ja auch in Dreißig schaffen müssen.

00:21:33: dann trägst du irgendwie dreißzig Minuten ein.

00:21:35: bitte nicht weil wenn du gearbeitet hast hast du geararbeitet oder gibt es dann halt keinen.

00:21:39: da gibts kein Spielraum.

00:21:41: natürlich wenn du private Unterbrechungen hast oder so.

00:21:44: natürlich machst du deinen dein Timer auf Stop so, aber du entscheidest das nicht nachträglich irgendwie.

00:21:51: Ich war bestimmt nicht gut genug und deshalb schenke ich meinem Kunden jetzt irgendwie zwanzig Minuten Note.

00:21:55: Und gerade am Anfang wirst du bei manchen Dingen einfach länger brauchen und mit der Erfahrung wirst Du einfach immer schneller!

00:22:01: Hier auch noch ein kleiner Pro-Tipp was zu Anfang der Zusammenarbeit immer kommuniziere, so hey am Anfang wird das einfach ein bisschen länger dauern.

00:22:11: Aber mit der Zeit werden die Stunden zum Beispiel weniger oder ich werde die Dinge dann natürlich dementsprechend schneller auch bearbeiten können.

00:22:18: aber gerade am Anfang mit dem Einarbeiten und soweit erdauert es in der Regel immer ein Ticken länger.

00:22:24: Und ja du wirst auch irgendwann mal in der zusammenarbeit oder In einer Beitung einen Fehler machen und vielleicht nicht unbedingt beim ersten Kunden Vielleicht aber auch doch.

00:22:34: Irgendwann wird das passieren.

00:22:35: Du siehst irgendwie etwas, du verschickst etwas falsch oder was auch immer.

00:22:41: und das Ziel... Und das möchte ich dir auch mitgeben weil Fehler passieren und für mich sind Fehler niemals schlimme Schlimme Dinge.

00:22:49: Also klar, es kommt immer drauf an welche Konsequenz hat das am Ende des Tages?

00:22:53: aber aus Fehlern können wir lernen und ich darf niemals Fehler machen.

00:22:57: ist einfach also bis ja keine Maschine so und das Ziel ist wie gehe ich halt damit oben?

00:23:02: Also frag dich wie gehst du denn da mit oben wenn ich Fehler mache?

00:23:05: nicht irgendwie vertuschen nicht hoffen dass das keiner merkt und auch nicht fünf Sätze irgendwie an Rechtfertigung schreiben sondern hey mir ist gerade aufgefallen Ich habe x falsch gemacht Ich habe es korrigiert oder das ist jetzt die Lösung.

00:23:18: wie auch immer.

00:23:19: Oder irgendwie kümmer mich darum, ich gebe dir bis fünfzehn Uhr ein Update.

00:23:24: Ein Fehler macht dich nicht automatisch unprofessionell sondern dein Umgang damit kann sehr professionell sein und das ist einfach wichtig keine Fehler zu machen.

00:23:33: Das ist fast nicht möglich.

00:23:35: also Ich behaupte jetzt einfach, es ist unmöglich und das ist überhaupt kein Problem.

00:23:39: Sondern die Frage ist okay wie gehen wir mit Fehlern um?

00:23:43: Und versuch nicht in Woche eins das komplette Unternehmen zu retten deinen Kunden deine Kundin zu retnen Das ist besonders gefährlich, wenn du gerade am Anfang motiviert bist.

00:23:53: Weil du kommst rein und denkst okay warum macht er das so?

00:23:56: Das könnte man noch komplett anders machen!

00:23:58: Und das hier... ...könnte ich automatisieren und was weiß ich nicht alles.

00:24:02: Ich kenne es auch von mir selber und da geht's erstmal wirklich darum erst verstehen dann optimieren.

00:24:07: vielleicht gibt es Gründe für bestimmte Abläufe die wir vielleicht noch gar nicht kennen oder die du in dem Moment noch gar nichts kennst.

00:24:12: und wenn du etwas im Laufe der Zeit bemerkst kannst du das immer noch kommunizieren.

00:24:16: und das ist dann diese Eigeninitiative.

00:24:19: einfach alles ungefragt zu verändern, ist keine eigene Initiative.

00:24:22: Also erstmal Prozesse verstehen, erst mal Abläufe verstehen und dann die Möglichkeit geben oder den Hint geben so hey mir ist aufgefallen das!

00:24:33: Weil... Und dass es auch nochmal etwas gerade jetzt hier im Bezug auf versuche nicht das ganze komplette Unternehmen irgendwie zu retten und sei nicht hoch motiviert in der ersten Woche und ne?

00:24:43: So pusht dich da irgendwie durch weil plötzlich es kommen immer mehr und mehr auf Gaben so, also das ist halt das gefährliche wenn Leute merken.

00:24:52: Also nein es ist nicht gefährlich.

00:24:54: Das sind natürlich was positives Wenn du eine geile Arbeit machst Kundinnen und Kunden happy sind.

00:24:58: aber Du wurdest vielleicht beispielsweise als PA gebucht oder für backoffice gebucht und dann kommt irgendwann So ja kannst du hier noch mal dies machen Und könntest auch Instagram übernehmen und achso in meine nächste reise.

00:25:09: Oder weißt du dass sind halt so.

00:25:10: Ja natürlich kannst du das alles machen.

00:25:14: Aber die frage ist halt Kannst du das am Ende des Tanks auch wirklich halten und nicht nur für drei Monate?

00:25:21: Keine Ahnung, vielleicht hast du dann am Ende des Tages eine komplett andere Position in dem Unternehmen und neue Aufgaben sind natürlich nicht automatisch schlecht.

00:25:29: Vielleicht entdeckst du dadurch sogar etwas was dir richtig Spaß macht.

00:25:32: aber wenn sich der Umfang verändert muss ich halt gegebenenfalls auch eure Vereinbarung unter stunden Satz dementsprechend verändern.

00:25:39: ja also das ist auch etwas was einfach sehr sehr sehr wichtig ist und was man auf keinen Fall unterschätzen sollte.

00:25:45: Grenzen setzen unfassbar wichtig in Zusammenarbeiten sagt nur zu den Dingen Ja Bock hast und wo du auch wirklich eine gewisse Expertise einfach mitbringst, also setze deine Grenzen nicht erst wenn du schon voll abgefuckt bist.

00:26:01: Wenn du schon folgen nervt bist, wenn du irgendwie eigentlich nur Montag bis Freitag arbeitest aber vom ersten Tag an Sonntagabend antwortest dann dein Kunde ja okay die antwortet ja auf Sonntags.

00:26:11: so.

00:26:12: Die Frage ist wird es am Sonntage arbeiten?

00:26:14: Darüber müssen wir natürlich aussprechen ok wie sie ist deine Kommunikationszeit?

00:26:18: ich beispielsweise Antwort auch am Sonntag, aber wenn du auf jede WhatsApp innerhalb von drei Minuten reagierst entsteht automatisch irgendwann eine Erwartung und das ist gefährlich.

00:26:29: Deshalb ganz wichtig von Anfang an zu klären wie kommunizieren wir wann bist Du erreichbar?

00:26:35: Und wie schnell kann der Kunde oder die Kunden normalerweise mit einer Antwort rechnen.

00:26:40: Und du musst nicht rund um die Uhr verfügbar sein, um eine gute virtuelle Assistenz zu sein und um eine professionelle virtuelle Assistenze zu sein sondern es braucht immer eine klare Kommunikation.

00:26:50: Das ist wirklich dieses Grenzen setzen.

00:26:53: ich möchte dir das wirklich mit ans Herz legen und ich weiß wie schwer das fällt auch manchmal nein zu sagen oder zu sagen hey das passt mir gerade nicht.

00:27:00: bin dich der Typ Mensch der zum Beispiel jetzt ganz aktuell aus meiner oder aus einer aktuellen Zusammenarbeit.

00:27:06: Der Kunde wünscht sich regelmäßige Calls beziehungsweise auch Telefonate und da habe ich ganz klar gesagt, nein!

00:27:13: Ich bin nicht der Typ Mensch die VA die ständig am Telefone hängen möchte weil mich das einfach extrem einschränkt in meiner Zeitgestaltung und ich hänge nicht twenty four seven am Laptop und warte nur darauf dass mich jemand anruft oder mit mir einen Call haben will.

00:27:27: also wenn ich eine Sache hasse dann sind es Calls die einfach unnötig sind und die man auch irgendwie kurz per E-Mail klären kann, weil es zieht sich einfach unnötig in die Länge.

00:27:38: Und da einfach zu gucken okay was ist meine Grenze?

00:27:41: Was will ich und was will ich nicht?

00:27:43: Stell dir diese Frage unbedingt selbst!

00:27:45: Was will Ich in Zusammenarbeiten oder auf gar keinen Fall zusammenarbeiten?

00:27:50: So dann kommen wir auch schon zu den letzten beiden Punkten, die ich dir gerne mitgeben möchte.

00:27:59: Auf jeden Fall noch eine Mindset-Sache Deine erste Kunde ist auch irgendwo eine Art Testphase.

00:28:06: Und das vergessen irgendwie viele und das soll jetzt gar nicht so abwerten klingen, deinem Kunden oder deiner Kundin gegenüber sondern am Anfang lautet doch eigentlich die einzige Frage Ist mein Kunde meine Kundinnen zufrieden mit mir?

00:28:19: Aber nach ein paar Wochen dürfen wir uns auf fragen bin ich eigentlich zufriedend mit meinem Kunden weil wir arbeiten auf Augenhöhe?

00:28:27: Macht dir die Arbeit Spaß.

00:28:29: Gefällt dir diese Art der Zusammenarbeit?

00:28:31: Gibt es etwas, was ich kalibrieren möchte, was sich anpassen möchte, das ich so nicht mehr möchte?

00:28:36: Respektiert der Kunde – die Kunden eigentlich meine Zeit und werden Vereinbarungen auch eingehalten.

00:28:42: Welche Aufgaben liegen mir persönlich zum Beispiel am besten?

00:28:45: Das lernst du!

00:28:47: Erst im Zusammenarbeiten und auch das ist etwas, was ich bei Uplift Your Dream immer sage.

00:28:52: Dein Dienstleistungsangebot ist nicht in Stein gemeißelt.

00:28:55: Manchmal denken wir boah Backoffice oder Podcasts.

00:28:58: Das ist voll mein Ding!

00:28:59: Ich will es unbedingt machen.

00:29:01: Und dann mache ich das für ein zwei Korten und dann merke ich so ne... ...ich habe da gar keinen Bock drauf.

00:29:06: Ich möchte lieber keine Ahnung.

00:29:08: Newsletter schreiben um mich in Copywriting-Leiter bilden ja?

00:29:11: Das sind Dinge, die wirst du erst erfahren wenn du die Dinge in einer Zusammenarbeit machst.

00:29:17: Deswegen wenn du gerade noch am Start deiner Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz bist mach dich nicht kirre wegen deinem Angebot!

00:29:25: Und komm unbedingt auf die unverbindliche Warteliste von Uplift Your Dream, weil damit bauen wir dir dein zeit- und ortenabhängiges VA Business gemeinsam auf.

00:29:32: Step by step!

00:29:33: Wir starten ganz bald.

00:29:34: also kommen wie gesagt auf die Unverbindliche Wartelliste wenn du dir ein wirklich nachhaltiges erfolgreiches und profitables VA Business aufbauen möchtest.

00:29:43: ja?

00:29:44: Genau.

00:29:44: Also vielleicht dachtest du vor du möchtet es unbedingt Social Media machen oder Podcasts oder Backoffice und stellts dann aber in einer Zusammenarbeit Festival.

00:29:51: Ganz ehrlich ich hasse das Und ich sage dir, wie es ist.

00:29:54: Perfekt!

00:29:55: Weil dann weißt du wieder etwas mehr über dich, über deine Dienstleistung, über dein Business was du vor einfach auch gar nicht wissen konntest weil Dein erster Kunde, Deine erste Kunden muss nicht Deinen Kunde für die nächsten zehn Jahre sein und Dein erstes Achengebot muss auch nicht Dein Angebot Für Die Nächsten Zehn Jahre Seien.

00:30:13: Du kannst sich jeden Tag neu entscheiden.

00:30:16: Jeden verdammten Tag kannst du eine neue Entscheidung für dich, für dein Angebot.

00:30:20: Für deinen Business treffen.

00:30:21: und nur weil du das heute tust und das heute angeboten hast musst du das morgen nicht bei dem nächsten genau so machen.

00:30:27: Und eine Sache was ich dir für deinen ersten Kunden eine erste Kundin wirklich mitgeben möchte ist wenn Du gerade auf Deinen ersten Kunden oder auf deine Erste Kunde Hinarbeitest dann denkst Du wahrscheinlich So ja sobald Ich meinen ersten Kunden habe muss ich bereit sein.

00:30:42: aber so funktioniert es nicht.

00:30:44: Du kannst nicht so viel vorbereiten wie du willst.

00:30:46: Du kannst wissen, wie du ein Angebot schreibst, du kannst einen Vertrag vorbereitet haben und du kannst ein Onboarding-Prozess erstellt haben.

00:30:53: aber ein Teil wirst du immer erst dann lernen wenn du da wirklich mit deinem Kunden gemeinsam sitzt, mit deiner Kundin gemeinsam sitzt.

00:31:01: Du wirst irgendwann zum ersten mal eine Aufgabe nicht versteht.

00:31:04: Du willst irgendwann zum erstem Mal eine angenehme Rückfrage stellen müssen.

00:31:08: Du bist irgendwann Fehler machen und du wirst auch merken okay wo liegen eigentlich meine Grenzen?

00:31:13: irgendwann passiert dabei was richtig, richtig toll ist.

00:31:17: Was ziemlich cool ist Dinge bei dem du beim ersten Mal noch zwanzig Minuten über deine Antwort nachgedacht hast sind plötzlich vollkommen normal weil du step-für-step aus deiner Komfortzone herausgehst und dann kommt der nächste Kunde und du merkst oh ja ich weiß ja doch schon ziemlich viel.

00:31:32: Und mein Schlussgedanke hier an dieser Stelle ist dein erster kunde.

00:31:35: Deine erste Kundin erwartet keine perfekte virtuelle Assistenz.

00:31:41: Die Person braucht eine verlässliche VA die kommuniziert, die mitdenkt und die vor allem bereit ist.

00:31:49: Und das immer nicht nur beim ersten Kunden oder bei der ersten Kunde sondern immer sich in das Unternehmen einzuarbeiten.

00:31:55: Und genau deshalb wirklich genau deshalb musst du vor deinem ersten Kunden vor deiner ersten Kundin noch nicht alles können aber du musst anfangen um überhaupt diese Erfahrung machen zu können.

00:32:09: Das heißt habe keine Angst vor Fehlern.

00:32:13: Trau dich dann Angebot rauszuschicken, trau dich die Zusammenarbeit einzugehen.

00:32:19: Trau dir das erste Kennengespräch zu führen.

00:32:21: Trauer dich eine Rückfrage zu stellen, trauer dich Fehler zu machen, traur dich Eigeninitiative zu zeigen, traut dich nachzufragen – all das sind normale Dinge beim ersten Kunden oder bei der ersten Kundin und auch bei jedem weiteren!

00:32:36: Deswegen... Mach es!

00:32:37: Schick das Angebot raus, schick die Bewerbung raus.

00:32:40: Schick die E-Mail raus.

00:32:42: Stell dich bei dem Betrieb nebenan vor.

00:32:45: Do it!

00:32:46: Am Ende des Tages kannst du nur gewinnen und das ist meine Message hier heute für dich.

00:32:51: Hab wirklich keine Angst vor deinem ersten Kunden, von deiner ersten Kundin denn am Ende des Tages habt ihr euch beide füreinander entschieden Du bist deiner kunde nicht schuldig deine kunden ist dir nicht schulich oder auch kunde ist dir nichts schuldige.

00:33:08: Und ihr beide ja zueinander gesagt und wir arbeiten in der selbstständigkeit auf augenhöhe und das bedeutet du hast genauso das recht Deine grenzen zu setzen zu sagen was dir passt, was dir nicht passt was du willst was du nicht willst es sind alles dinge die du dir erlauben darfst.

00:33:26: du bist im kein angestellten verhältnis.

00:33:28: ihr seid auf augenhöhe miteinander.

00:33:31: Dein Kunde, deine Kundinnen darf nicht einfach tun und lassen was sie will.

00:33:36: Da hätte es auch um Angestellten Verhältnis bleiben können.

00:33:38: Und das ist wirklich super wichtig!

00:33:40: Grenzen setzen dürfen wir lernen in der Selbstständigkeit und vor allem auch gerade bei unserem ersten Kunden oder unsere ersten Kunden wird uns das schwerfallen aber wir werden mit der Zeit wachsen und gibt dir da unbedingt auch die Zeit.

00:33:53: So ich glaube Ich hab dir hier in dieser Podcast-Folge hoffentlich einiges mitgeben können.

00:33:58: Wenn dem so ist, lass mir super gerne fünf Sterne Bewertung da, schreib mir auf Instagram oder auch voll gerne hier unter diese Podcast-Volge.

00:34:06: ich würde mich darüber riesig freuen und du würdest vor allem meinen Content natürlich auch den Podcast supporten.

00:34:12: und ja... Da freue ich mich natürlich immer riesig drüber!

00:34:16: Und ansonsten will ich sagen, ich bedanke mich wie immer bei dir fürs Reinschalten.

00:34:20: Ich sage tschüssi und bis zum nächsten Mal mit euch deine Julia.